Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce osobních údajů a kontakt

Správcem Vašich osobních údajů je Pokladny AWIS s.r.o., IČO: 24025020, se sídlem Peroutkova 531/81, 158 00 Praha 5 - Jinonice (dále jen "Správce").

Ve věcech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailu info@pokladnyprolidi.cz.

2. Koho se Zásady týkají

Tyto Zásady se vztahují zejména na:

• zákazníky a zájemce o naše produkty a služby (např. pokladní systémy, software, servis a podpora),
• návštěvníky našich webových stránek a uživatele online služeb,
• osoby, které nás kontaktují (e-mail, telefon, formulář),
• obchodní partnery a zástupce dodavatelů.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Rozsah zpracovávaných údajů se liší podle toho, zda s námi uzavíráte smlouvu, používáte naše služby nebo nás pouze kontaktujete. Typicky můžeme zpracovávat tyto kategorie osobních údajů:

• Identifikační údaje - jméno, příjmení, případně název firmy a funkce osoby jednající za firmu.
• Kontaktní údaje - e-mail, telefon, adresa pro doručení nebo sídlo/provozovna.
• Smluvní a objednávkové údaje - informace o objednávkách, licencích, předplatném, servisu, reklamacích a komunikaci v souvislosti se smlouvou.
• Platební a účetní údaje - údaje na fakturách a dokladech, bankovní spojení, informace o platbách.
• Technické údaje - IP adresa, logy, identifikátory zařízení a prohlížeče, údaje o využívání webu a online služeb (v rozsahu dle nastavení cookies).

Údaje získáváme zejména přímo od Vás (např. při objednávce, komunikaci, registraci). V odůvodněných případech je můžeme doplnit také z veřejně dostupných zdrojů (např. veřejné rejstříky) pro ověření identifikace nebo kontaktních údajů.

Správce nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje) cíleně. Pokud nám je výjimečně sdělíte v rámci komunikace, budeme s nimi nakládat pouze v nezbytném rozsahu.

4. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Osobní údaje zpracováváme pouze pro předem vymezené účely a na základě odpovídajícího právního titulu podle GDPR. Konkrétně:

4.1 Plnění smlouvy a jednání před uzavřením smlouvy

Zpracování je nezbytné pro vyřízení poptávky, uzavření a plnění smlouvy, dodání produktu/služby, poskytování podpory, vyřízení reklamací a komunikaci v souvislosti se smluvním vztahem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

4.2 Plnění právních povinností

Zpracování je nezbytné pro splnění povinností vyplývajících zejména z účetních a daňových předpisů (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

4.3 Oprávněné zájmy Správce

Údaje můžeme zpracovávat také na základě oprávněného zájmu, zejména pro: (i) ochranu našich právních nároků a vedení evidence, (ii) zajištění bezpečnosti našich systémů a webu, (iii) interní statistiku a zlepšování služeb, a (iv) přímý marketing vůči stávajícím zákazníkům v souladu s právními předpisy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Vždy posuzujeme, zda nad našimi zájmy nepřevažují Vaše práva a svobody.

4.4 Souhlas

V případech, kdy je to vyžadováno (např. zasílání newsletteru mimo vztah se stávajícími zákazníky, používání marketingových/analytických cookies), zpracováváme osobní údaje na základě Vašeho souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Souhlas můžete kdykoli odvolat; odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.

4.5 Automatizované rozhodování a profilování

V rámci našich běžných procesů neprovádíme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobně významně dotýkalo. Pokud bychom takové zpracování zavedli, poskytneme Vám příslušné informace předem.

5. Kdo má k údajům přístup

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu oprávněným osobám a smluvním partnerům, kteří pro nás zajišťují dílčí služby (zpracovatelé). Typicky jde o:

• poskytovatele hostingu, správy IT a bezpečnostních služeb,
• poskytovatele e-shopové/platformní infrastruktury a nástrojů zákaznické podpory,
• účetní a daňové poradce, případně auditory,
• poskytovatele platebních služeb a banky (v souvislosti s platbou),
• dopravce a logistické partnery (pokud dochází k doručování zboží),
• poskytovatele marketingových nástrojů (např. rozesílka obchodních sdělení), pokud je to v souladu s právními předpisy a Vaším nastavením,
• právní poradce a další odborné konzultanty (pokud je to nezbytné pro ochranu našich práv),
• orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon nebo je to nezbytné pro ochranu našich práv.

Se zpracovateli uzavíráme smlouvy o zpracování osobních údajů a požadujeme odpovídající technická a organizační opatření.

6. Předávání osobních údajů mimo EU/EHP

Primárně zpracováváme osobní údaje v rámci EU/EHP. Pokud by výjimečně došlo k předání mimo EU/EHP (např. u některých poskytovatelů cloudových služeb), zajistíme, aby byly splněny podmínky GDPR - zejména prostřednictvím rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek a dalších vhodných záruk.

7. Jak dlouho údaje uchováváme

Dobu uchování stanovujeme podle účelu zpracování a právních povinností. Orientačně platí:

• Smluvní a objednávkové údaje - po dobu trvání smlouvy a následně po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků (typicky 3 roky, v odůvodněných případech déle).
• Účetní doklady a účetní záznamy - dle účetních předpisů (typicky 5 let; účetní závěrka a výroční zpráva typicky 10 let).
• Daňové doklady - po dobu stanovenou daňovými předpisy (v relevantních případech typicky 10 let).
• Marketing na základě souhlasu - do odvolání souhlasu nebo do ukončení marketingového účelu.
• Cookies - dle typu cookies a Vašeho nastavení (podrobnosti jsou uvedeny v nastavení cookies na webu).

Po uplynutí doby uchování osobní údaje bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme.

8. Jak údaje chráníme

Přijali jsme přiměřená technická a organizační opatření, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití nebo poškození osobních údajů. Patří sem zejména řízení přístupových práv, šifrování přenosu (kde je to vhodné), pravidelné aktualizace a bezpečnostní monitoring.

9. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména tato práva:

• Právo na přístup k osobním údajům.
• Právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
• Právo na výmaz ("právo být zapomenut"), pokud jsou splněny podmínky GDPR.
• Právo na omezení zpracování v zákonem stanovených případech.
• Právo na přenositelnost údajů, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně.
• Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně přímého marketingu.
• Právo odvolat souhlas (pokud je zpracování na souhlasu založeno).
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu.

10. Cookies a online měření

Na našich webových stránkách mohou být používány cookies a podobné technologie. Nezbytné (technické) cookies jsou potřebné pro správné fungování webu a bezpečnost. Analytické a marketingové cookies používáme pouze tehdy, pokud k tomu udělíte souhlas prostřednictvím cookie lišty/nastavení.

Své nastavení cookies můžete kdykoli změnit přímo v nastavení na webu (dostupné z cookie lišty nebo odkazu "Nastavení cookies").

11. Jak uplatnit Vaše práva a kam se obrátit

Svá práva můžete uplatnit zasláním žádosti na e-mail info@pokladnyprolidi.cz. Můžeme Vás požádat o doplnění informací pro ověření totožnosti, abychom zabránili neoprávněnému přístupu k údajům.

Na žádosti reagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce; ve složitých případech může být lhůta prodloužena v souladu s GDPR.

Pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:

12. Změny těchto Zásad

Tyto Zásady můžeme průběžně aktualizovat, zejména pokud se změní naše procesy nebo právní předpisy. Aktuální znění je vždy dostupné na našich webových stránkách.

Datum poslední aktualizace: 6. 1. 2026